Responsable des accès
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Avant la première connexion, il est essentiel de désigner la personne qui, au sein de l’entreprise (SIREN), sera responsable des accès.
Ces droits seront proposés au premier utilisateur de l’entreprise qui se connecte au service à condition qu’il n’ait pas obtenu préalablement des droits sur une autre structure (ce qui peut arriver dans le cas d’un groupement par exemple).
L’accès au service pour les utilisateurs de la structure est conditionné à la désignation d’un responsable des accès et à l’attribution des droits par ce dernier.
Un utilisateur ne peut être responsable des accès que pour une seule entreprise (SIREN) à laquelle il ou elle est rattaché(e). Il recevra une notification pour chaque demande d’accès à un établissement de son entreprise (SIRET). Si plusieurs entités partagent le même SIREN (par exemple, dans le cas d’une structure nationale), le responsable des accès désigné recevra une notification pour toutes les demandes d’accès liées à ce SIREN.
Une entreprise peut avoir plusieurs responsables des accès afin de permettre d’assurer une continuité en cas d’absence de l’un des responsables des accès.
Un responsable des accès peut gérer les habilitations des utilisateurs de sa structure et inviter de nouveaux utilisateurs à intervenir dans un ou plusieurs établissements de sa structure (y compris des utilisateurs disposant déjà d’un compte EFP CONNECT dont la structure de rattachement n’est pas la même (pour les cas de mise à disposition, de groupement, de salariés intervenant sur différentes structures, …)).
C’est la situation la plus courante et la plus simple, la personne qui assurera le rôle de responsable des accès doit créer un compte EFP CONNECT (s’il n’en a pas encore) et être le premier à se connecter au service. Il suit alors la procédure pour devenir responsable des accès pour la structure.
Un responsable des accès par SIREN doit être désigné. S’il y a 2 SIREN (par exemple pour une association qui porte un ou plusieurs ACI) et pour une entreprise (qui porte une EI), il faudra alors deux utilisateurs différents pour être responsable des accès (un par SIREN).
Chacun d’eux devra avoir son compte EFP CONNECT pour lequel le SIREN renseigné à l’étape 5 de création de compte correspond à celui de la structure dont ils seront responsables des accès.
Si nécessaire, chacun d’eux pourra habiliter l’autre sur le service pour intervenir dans les dossiers de l’autre structure, mais le rôle de responsable des accès restera limité à la structure de rattachement principal.
L’ajout d’une habilitation à un autre responsable des accès doit être faite après la première connexion de l’utilisateur, dans le cas contraire, il ne saura pas obtenir en autonomie le rôle de responsable des accès de sa structure et une demande de support devra être faite.
Il est conseillé de se rapprocher de son responsable national et d’échanger avec lui sur les modalités d’accès. À noter que cette première version de l’outil ne concerne que les structures de l’Aisne, de la Corrèze et de la Haute Garonne. Si nécessaire, le responsable des accès peut être défini au niveau local durant la phase d’expérimentation de l’outil et bénéficier d’un changement de responsable / ajout d’autres responsables des accès ultérieurement.
La DGEFP reste à la disposition des structures pour les accompagner dans les choix et les éventuelles modifications ultérieures.
Le rôle de responsable des accès est affecté au SIREN. Le responsable des accès désigné aura les droits d’habilitation sur l’ensemble des SIRET de la structure, y compris ceux d’autres départements.
En cours de rédaction
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